Jak zrobić telekonferencję?

Jeśli chcesz w nowoczesny sposób prowadzić firmę, musisz otworzyć się na inne sposoby komunikacji, a nie tylko spotkania twarzą w twarz. Jedną z metod jest oczywiście telekonferencja, która umożliwia połączenie wielu użytkowników w ramach jednej rozmowy telefonicznej. To doskonałe rozwiązanie, gdy uczestnicy spotkania muszą np. pracować zdalnie lub w sytuacji, kiedy pracownicy realizują zadania w różnych oddziałach firmy, w tym również zagranicznych. Tu pojawia się pytanie – jak zrobić telekonferencję, aby przebiegła ona sprawnie i bez zakłóceń?

Stwórz agendę spotkania

Czym jest agenda? To lista wszystkich tematów, które będą podejmowane podczas telekonferencji. Samo stworzenie agendy to jednak nie wszystko. Jeśli jesteś organizatorem, to upewnij się, że wszyscy uczestnicy zapoznali się z zawartością listy i nie mają żadnych punktów do dodania. Dzięki temu lepiej będziesz mógł zaplanować całe spotkanie, a także je moderować, gdy uczestnicy będą chcieli zboczyć z ustalonych wcześniej tematów. Dobrze przemyśl agendę – powinna zawierać wszystkie najważniejsze zagadnienia, które chcesz poruszyć lub które chcieliby podjąć inni uczestnicy telekonferencji.

Wyznacz role

Pod tym względem telekonferencja nie powinna różnić się od typowych spotkań biurowych czy biznesowych. Jeśli jesteś prowadzącym, a spotkanie obejmuje co najmniej kilka lub kilkanaście osób, zdecydowanie powinieneś wyznaczyć jedną z nich, która będzie notować – najlepiej od razu w formie elektronicznej. Dzięki temu żadne ustalenia nie umkną i będę gotowe od razu do udostępnienia wszystkim uczestnikom telekonferencji.

Upewnij się, że wszyscy mają odpowiednie łącze internetowe

Nic tak nie irytuje, jak spotkanie, które nie może odbyć z przyczyn technicznych lub jest z tego powodu bardzo utrudnione. Dlatego pamiętaj, że bardzo dobrym krokiem jest krótki test telekonferencji na kilka godzin przed jej rozpoczęciem. Dzięki temu będziesz wiedział, czy wszyscy uczestnicy mają dobre połączenie i czy słyszą się nawzajem. W przypadku telekonferencji, w której udział bierze kilkanaście osób, zamiast korzystać ze standardowego telefonu, lepiej wykorzystać sprawdzone narzędzie.

Przestrzegaj czasu trwania zdalnego spotkania

Bez względu na to, na jakim szczeblu odbywa się telekonferencja, musisz szanować czas wszystkich uczestników. Nie ma nic gorszego, niż przeciągająca się konferencja – zdecydowana większość osób jest już wówczas znudzona i zmęczona. Bardzo negatywnie wpływa to na sensowność podejmowanych decyzji czy kreatywność zespołu, z którym się w ten sposób komunikujesz. Jeśli spotkanie ma trwać godzinę, to nie przedłużaj go – w uzasadnionych przypadkach – o więcej niż kwadrans.

Dbaj o przebieg telekonferencji

Na początku wszystkich przedstaw, przypomnij o głównym temacie telekonferencji i staraj się w miarę możliwości aktywizować wszystkich, których dotyczy dane zagadnienie. Powinieneś także być moderatorem, który w razie konieczności będzie zatrzymywał niepotrzebne dyskusje lub obniży temperaturę rozmowy. Po zakończeniu jednego zagadnienia podsumuj je, tak aby każdy uczestnik był pewny co do ustaleń. Identycznie w przypadku zakończenia telekonferencji – podsumuj wszystkie tematy i ustal dalszy plan działania albo zaplanuj kolejną konferencję.

Jak zrobić telekonferencję?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here